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Audits inopinés : préparez vos équipes avec un mock-audit !
Les audits inopinés ont été systématisés à partir de 2014 avec la recommandation 2013/473/UE sous le régime des directives des dispositifs médicaux. Les audits inopinés font aussi partie des exigences d'évaluation de la conformité des règlements DM et DIV. Ces exigences sont présentes dans le règlement DM 2017/745/UE aux annexes IX article 3.4 et XI article 7, et dans règlement DIV 2017/746/UE aux annexes IX article 3.4 et XI article 4.
 
Préparation de l'audit inopiné
MD101 vous propose de simuler des audits inopinés (mock-audits inopinés) avec des experts du réseau MD101. Ces mock-audits inopinés peuvent être ajoutés à votre planning d'audits internes.
L'audit dure une journée à deux auditeurs. Deux experts du réseau MD101 avec des qualifications auditeurs sont mandatés pour venir réaliser un mock-audit inopiné. Ils se présentent à une date non connue de vos équipes, comme en conditions réelles avec un organisme notifié. Si vous le souhaitez, un contact privilégié de l'entreprise peut être averti la veille du mock-audit, pour s'assurer pour s'assurer de sa faisabilité ; par exemple, que les personnes devant être présentes pour répondre aux questions des auditeurs ne sont pas en déplacement ou en congés. Vous pouvez aussi décider de ne pas être avertis la veille, pour simuler le plus possible les conditions réelles, que les personnes soient présentes ou absentes. Dans tous les cas, nous conviendrons des périodes où un audit inopiné ne peut avoir lieu, par exemple en août pendant la fermeture annuelle de l'entreprise.
 
Déroulement de l'audit inopiné
Un plan d'audit inopiné est remis aux personnes auditées en début d'audit. L'audit commence par une réunion d'ouverture qui rappelle les référentiels réglementaires critères d'audit et passe en revue le plan d'audit pour d'éventuelles adaptations.
 
Dans le plan, les deux auditeurs se répartissent les tâches d'audits suivantes :
-audit d'un échantillon en production,
-audit du dossier technique correspondant au dispositif audité en production,
-réconciliation des informations dans le dossier technique et de l'échantillon en production.
 
L'audit se termine par une réunion de clôture avec énoncé des non-conformités détectées durant l'audit. Contrairement à un audit inopiné avec un organisme notifié, les experts MD101 pourront vous apporter des conseils sur les non-conformités et comment mettre en oeuvre les actions correctives.
Un rapport d'audit est remis dans la semaine suivant l'audit inopiné.
 
Préparez aussi vos sous-traitants !
Si vous le souhaitez, nous pouvons aussi organiser un audit inopiné de vos sous-traitants critiques. Dans ce cas, nous pouvons combiner l'audit inopiné de votre ou vos sous-traitants avec l'audit inopiné de votre entreprise. Par exemple dans le cas d'un processus production externalisé, une demi journée d'audit de la production est effectuée chez votre sous-traitant et une demi journée d'audit du dossier technique et de la libération des produits dans votre entreprise.
 

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